Titolare, responsabili, autorizzati e soggetti esterni
Fase di selezione: CV, colloqui, referenze, società di recruiting e piattaforme digitali
Annunci di lavoro, raccolta dei dati e limiti alle informazioni richieste (DLgs 96/2026)
Profili social, controlli preassuntivi e verifica delle competenze
Candidati appartenenti a categorie protette e dati relativi a disabilità
Conservazione dei CV e gestione dei database candidati
Selezione e trasparenza retributiva: informazioni al candidato e limiti sulle richieste pregresse (DLgs 96/2026)
Costituzione del rapporto di lavoro
Informativa privacy al lavoratore e coordinamento con gli obblighi informativi lavoristici
Basi giuridiche nel rapporto di lavoro: contratto, obbligo legale, interesse legittimo, consenso e relativi limiti
Dati anagrafici, contrattuali, fiscali, previdenziali e retributivi
Dati sanitari: malattia, idoneità alla mansione, medico competente e limiti conoscitivi del datore di lavoro
Dati sindacali, trattenute, permessi, aspettative e comunicazioni interne
Fragilità, disabilità, accomodamenti ragionevoli e gestione riservata delle informazioni
Retribuzione, benefit, welfare aziendale e livelli di accesso ai dati
Gestione del fascicolo personale
Fascicolo cartaceo, fascicolo digitale, accessi, tracciamento e segregazione dei dati
Conservazione dei documenti HR durante il rapporto
Autorizzazioni interne, istruzioni agli incaricati e formazione del personale HR
Responsabili del trattamento: consulente del lavoro, payroll provider, piattaforme HR, società di welfare e fornitori cloud
Medico competente, RSPP, organismi esterni e flussi informativi corretti
Art. 4 Statuto dei lavoratori e disciplina dei controlli a distanza
Esigenze organizzative, produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale
Accordo sindacale, autorizzazione amministrativa e distinzione tra strumenti di controllo e strumenti di lavoro
Informativa al lavoratore e utilizzabilità dei dati raccolti
Strumenti di lavoro: PC, smartphone, tablet, badge, software gestionali, CRM, ticketing, MDM, sistemi di sicurezza
GPS, geolocalizzazione, veicoli aziendali e app mobili
Videosorveglianza, controllo accessi, sistemi biometrici e limiti di proporzionalità
Posta elettronica aziendale e navigazione internet
Policy IT: contenuto minimo, chiarezza, controlli, escalation e gestione delle anomalie
Log di sistema, metadati email, conservazione e amministratori di sistema
Sistemi cloud, suite collaborative, backup, audit log e configurazioni predefinite
Monitoraggio della produttività, reportistica individuale e strumenti di performance management
Smart working: luoghi di lavoro, sicurezza dei dati, dispositivi personali, connessioni domestiche e riservatezza
Remote assistance, registrazione delle sessioni, screenshot, sistemi di tracciamento e piattaforme di collaborazione
Uso di strumenti digitali e intelligenza artificiale nei processi HR: limiti, cautele e trasparenza verso i lavoratori
Gestione documentale alla cessazione del rapporto
Disattivazione account, restituzione dispositivi, recupero documenti aziendali e gestione della casella email
Conservazione, cancellazione, archiviazione difensiva e legal hold
Dati nel fascicolo personale dopo la cessazione del rapporto
Richieste di accesso dell’ex dipendente e gestione dei contenziosi
Data breach nel contesto lavorativo: esempi e misure immediate
